Il moltiplicarsi di dispositivi che leggono la stessa casella email è un’eventualità sempre più frequente.
Qualche anno fa (poi neanche così tanti) gli hotel avevano uno, due computer… ora invece è diverso.
Siamo in questa situazione: un proliferare di device che si interfacciano nella gestione dello stesso indirizzo.
Oggi ad affiancare il titolare dell’hotel, vediamo sempre più personale dedicato alla mansione di gestione e risposta dei preventivi/richieste informazioni; accade quindi che oltre al primo computer ne troviamo un secondo, poi lo smartphone che utilizza il figlio del titolare, il tablet che usa la sera il custode e così via.
Le strutture turistiche più grandi e all’avanguardia si sono già organizzate da tempo, mentre quelle più piccole sono in fase di aggiornamento e stanno decidendo qual è il sistema migliore da usare per le proprie mail.
È per questo che ho deciso di parlarvi di questo argomento: qual è il miglior modo di gestire la posta elettronica aziendale?
Facciamo un passo indietro spiegando quali sono e come funzionano le due modalità principali di gestione della posta online.
MODALITA’ DI CONFIGURAZIONE
Le modalità con le quali configurare una casella email sono fondamentalmente due: POP oppure IMAP.
Ognuno dei due protocolli ha pregi e difetti anche se IMAP sta prendendo il sopravvento in quanto ha caratteristiche decisamente superiori al POP.
In linea di massima in TITANKA! cerchiamo di fare tutte le nuove configurazioni in IMAP, a meno che non ci siano dei particolari impedimenti. Consideriamo anche che gli attuali smartphone e client di posta propongono direttamente il protocollo IMAP in fase di configurazione.
Le caselle configurate in POP che gestiamo sono caselle “storiche” che, se possibile, consigliamo di passare ad IMAP sempre che non ci siano problemi o impedimenti (ve ne accennerò qualcuno dopo).
Spieghiamo la differenza fra i due sistemi:
ALL’INIZIO CI FU IL POP…
Il POP3 è un sistema monodirezionale: il programma di posta comunica al server che vuole scaricare la posta e il server esegue la richiesta.
Il programma configurato adeguatamente può eventualmente comunicare al server di mantenere una copia della posta per un periodo di giorni più o meno lungo (la maggior parte dei programmi accetta un numero di giorni fino a 99 poi passa all’opzione di non cancellare mai le mail dal server).
In passato questo sistema era usato da chi voleva scaricare la stessa casella da più postazioni, mantenendo una copia sul server come sopra descritto.
Il problema principale (a parte i limiti del POP dei quale parlerò più avanti) era che, mentre si poteva leggere la stessa posta in arrivo, non era possibile condividere la posta inviata, in quanto posta in arrivo e posta inviata sono locali al singolo computer/dispositivo.
POI ARRIVO’ L’IMAP…
In realtà questo protocollo/sistema di utilizzo della posta esiste da molti anni anche se i client lo gestiscono efficientemente solo dalle ultime versioni: vi sconsiglio l’utilizzo della posta in IMAP su client di posta non aggiornati come Microsoft Outlook 2007 o antecedenti (a meno che non vogliate perdere la pace interiore!).
L’IMAP prevede una comunicazione costante tra il programma di posta ed il server, perciò ogni modifica che effettuo dal mio Outlook (o analogo) si ripercuote sul server che comunica le modifiche e allinea ogni programma di posta configurato con la stessa casella. In pratica: se dall’ Outlook sul pc viene aperta una mail, il collega dallo smartphone vedrà la mail come letta, se la segretaria crea una nuova cartella dove spostare le mail di prenotazione di agosto il figlio del titolare dal suo portatile lo vedrà sul suo tablet, se la mattina viene risposto a un cliente dalla segreteria, la titolare da casa sua vedrà la risposta e non gli scriverà nuovamente.
Un altro vantaggio è che la maggior parte delle webmail come quella di TITANKA! (vedi qui) “dialogano” in IMAP con il server, perciò si ritrovano tutte le modifiche fatte dal collega con il suo outlook (o altro client di posta).
L’ultimo grande vantaggio è che, essendo le mail fisicamente sul server, possiamo “agganciare” alla casella in poco tempo un altro dispositivo e in caso di rottura dello stesso non perderemo nulla.
Sembra che il POP sia stato sconfitto su tutti i punti, ma che abbia ancora “qualche freccia al proprio arco”: il POP utilizza la connessione solo in fase di comunicazione con il server quando riceve o spedisce perciò la comunicazione è molto meno invasiva dell’IMAP, ad oggi purtroppo ci sono ancora molte realtà che hanno una connessione internet non adeguata e sono costretti all’utilizzo del POP.
Mi sono capitati diversi casi di hotel che ci hanno contattato per problemi di posta… dopo alcuni rapidi controlli si è capito subito che era derivato dalla carenza di banda soprattutto nei casi in cui i clienti dell’hotel condividevano la stessa connessione dello staff: bene, in questo caso l’utilizzo della posta in IMAP è più svantaggiato.
Altro fattore da considerare è lo spazio: con IMAP la posta rimane sul server occupando progressivamente lo spazio disponibile, nei casi di utilizzo medio le normali caselle (comprese quelle di TITANKA!) permettono una situazione abbastanza tranquilla, ma con il passare del tempo e l’accumulo di mail nella casella potrebbe venir fuori la necessità di eliminarne alcune e mantenere pulita la casella, oppure ricorrere ad upgrade dello spazio con il gestore, esportazioni di parte delle mail sul proprio dispositivo o altro.
Con il POP lo spazio disponibile è quello disponibile sul proprio device. Oggi in genere smartphone e tablet sono piuttosto capienti e molto probabilmente hanno uno spazio superiore alle disponibilità della casella.
INFINE… IL MIO CONSIGLIO
In definitiva utilizzate IMAP a meno che non possiate farne a meno e se usate un pc o notebook vi consiglio di usare come programma di posta Thunderbird (scaricabile qui) un ottimo programma gratuito, forse graficamente è meno accattivante di altri client di posta commerciali più blasonati, ma ha tutto quello che vi serve (e funziona bene).
Se hai bisogno di un consiglio sulla configurazione della tua posta contattaci, il nostro team di assistenza sarà lieto di aiutarti!
