Tutti i segreti della PEC [Posta elettronica certificata]

Davide Di Sarno Davide Di Sarno   |   20 aprile 2017

Ti sei mai chiesto come funziona l’attivazione (e la gestione) di una casella di posta elettronica certificata? Sei nel post giusto!

La PEC è una prerogativa strettamente Italiana e ha il valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno solo se lo scambio dei messaggi avviene fra due caselle di Posta Elettronica Certificata.

Sapevi che i gestori accreditati che possono erogare PEC sono circa una ventina in Italia? In TITANKA!  siamo fortunati, abbiamo un rapporto di partnership con Aruba PEC e grazie a questa collaborazione riusciamo a erogare i suoi servizi gestendo autonomamente attivazioni, configurazioni e assistenza.

Ma andiamo con ordine e vediamo un po’ come funzionano le caselle PEC.

Come funziona l’invio di una mail certificata

Inviare una mail di posta elettronica certificata equivale a scrivere un normale messaggio di posta elettronica, il mittente invia la mail e una volta accettata dal gestore (se la mail non presenta anomalie)  quest’ultimo invia al mittente un primo messaggio di accettazione, una mail con firma digitale che attesta la trasmissione del messaggio.

accettazione-casella-pec

Una volta avvenuta la trasmissione fra il gestore mittente e gestore destinatario, viene inviato al mittente un secondo messaggio di avvenuta consegna:

consegna-mail-pec

La seconda mail di avvenuta consegna viene inviata solo se la mail destinataria è una casella certificata, solo in questo caso il suo valore legale sarà quello di Raccomandata A/R.
Il deposito della mail nella cartella del destinatario non significa che sia stato scaricato e letto, in ogni caso ai fini legali non è necessario.

Ci sono alcune differenze fra l’uso della PEC e quello della mail tradizionale come l’inserimento dei destinatari in CCN (copia Nascosta) che, se inseriti in una mail certificata, non viene accettata e viene restituita al mittente una mail di mancata accettazione:

mancata-accettazione

O la forma della ricezione, dato che aprendo un messaggio certificato verranno visualizzati i dati di spedizione e la mail effettiva da consultare sarà solo in allegato come si vede nell’immagine qui sotto:

notifica-ricezione

Non è possibile sulle caselle PEC creare dei forward (reindirizzamenti) o copie (alias).

Le potenzialità del servizio sono notevoli anche se legate esclusivamente al territorio italiano, ma spesso la PEC viene sottovalutata o attivata solo perché obbligatoria.

Molte aziende invece hanno compreso meglio l’utilizzo di questo strumento e lo utilizzano per invio di fatture e di ogni comunicazione sensibile.

Le newsletter PEC

Per le aziende più attive da questo punto di vista, recentemente in TITANKA abbiamo introdotto fra i nostri servizi (sempre grazie alla collaborazione con Aruba), il servizio di newsletter PEC, che consiste in una newsletter inviata tramite casella certificata utilizzando un pannello dedicato.

I vantaggi della PEC

La casella PEC ha l’indubbio vantaggio di poter essere configurata all’interno di un normale programma di posta elettronica e può essere utilizzata in POP o IMAP per condividerlo fra diverse postazioni, inoltre tutti i gestori permettono la visualizzazione della posta tramite il servizio di webmail, nel nostro caso il link è il seguente: https://webmail.pec.it

Entrando nel pannello (accessibile a questo link: https://gestionemail.pec.it) è possibile gestire alcune caratteristiche della casella certificata, come il cambio della password, la gestione avanzata di regole, l’antispam e la reportistica che consiste in notifiche di ricezione di mail certificate a caselle tradizionali o dei report di invio di ricezione di mail non lette.

Una caratteristica importante che troviamo all’interno di questo pannello è inerente all’accettazione della tipologia dei messaggi in quanto le caselle certificate erogate da Aruba accettano come impostazione base la ricezione dei messaggi inviati solo da caselle certificate, mentre è possibile ampliare la ricezione alle mail tradizionali.

La scelta di questa opzione è dettata fondamentalmente dallo scopo con il quale è nata la PEC, cioè uno scambio dedicato fra caselle certificate che “tagliasse fuori” tutto il traffico mail non necessario evitando spam, virus e tutto quello che può deviare l’utilizzo della PEC dal suo utilizzo “naturale”.

In ogni caso con l’evolversi delle esigenze è stata fornita la possibilità di espandere la ricezione alle mail normali, opzione attivabile autonomamente dal pannello di gestione indicato.

Ma quali aziende devono utilizzare la PEC?

La PEC progressivamente è stata resa obbligatoria a una fascia sempre più ampia di operatori economici, si è partiti dalle Pubbliche Amministrazioni, dalle Società ai Liberi Professionisti per allargarsi in seguito alle Ditte individuali già da metà dell’anno 2013.

Nella realtà della Repubblica di San Marino abbiamo attivato delle PEC a diverse aziende sammarinesi per comunicare con la Pubblica Amministrazione Italiana dov’è richiesta obbligatoriamente una comunicazione tramite posta certificata o per comunicare con aziende italiane per la registrazione di Appalti o altro. Banalmente la PEC può servire anche a un privato che voglia disdire la sua assicurazione o per altre tipologie comunicazioni: il costo veramente basso di questo servizio l’ha reso praticamente accessibile a chiunque.

Nel caso dell’utente privato in TITANKA! procediamo così: è possibile attivare una casella certificata su un dominio dedicato (che generalmente è un dominio di terzo livello come @pec.nomeazienda.com) oppure forniamo caselle su domini generici.

Cose da sapere

  • Non è possibile attivare una sola casella certificata sul proprio dominio di posta, in quanto la procedura prima prevede la certificazione del dominio e di conseguenza tutte le mail di quel dominio saranno poi certificate.
  • Il servizio PEC è gestito e supervisionato dall’Agenzia per l’Italia digitale (prima DigitPA ed ancora prima CNIPA) ed elenca un numero di gestori accreditati che devono rispondere a dei criteri molto specifici, è possibile visualizzare l’elenco completo a questo link: elenco pubblico gestori.
  • Naturalmente i vari uffici della PA italiana devono essere dotati di PEC, ed è possibile ricercare i loro riferimenti tramite il motore di ricerca che si trova a questo link.

Spero di aver fatto un po’ di chiarezza sull’argomento, se desideri maggiori informazioni sulla gestione e attivazione di una casella di posta elettronica certificata per la tua attività non esitare a contattarci!

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Davide Di Sarno

Posted by Davide Di Sarno

Davide lavora in TITANKA! da 10 anni e si occupa dei sistemi interni ed esterni e dell'assistenza clienti. All'occorrenza si occupa anche di "facility management": se c'è una lampadina da cambiare (o uno stand da allestire o qualcosa da riparare) sicuramente la prima persona su cui tutti fanno affidamento è lui! Nel tempo libero gli piace fare escursioni di trekking e adora disegnare fumetti. Disponibilità è la sua parola d'ordine.


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